FAQ da Gestão de Documentos:

as dúvidas mais comuns!

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Escrito por Rafaela Pereira

Marketing wehandle

Publicado em 28/08/2020 Tempo: 3 min

Quando o assunto é documentação, as empresas costumam usar e gerar um grande volume de documentos todos os dias, sendo de diferentes particularidades e com várias finalidades.  Para operar esse grande volume de papéis ou arquivos digitais, surgem algumas dúvidas e questionamentos. 

Se você está precisando tirar alguma dúvida para sua empresa e têm algumas incertezas sobre o processo, esse FAQ ajudará a resolver algumas dúvidas. Para isso, a wehandle separou os questionamentos mais comuns e explica agora para você. Confira! 

FAQ da Gestão de Documentos

O que é um arquivo de documentos?


O arquivamento é o processo pelo qual as informações, em qualquer formato, são armazenadas com segurança por longos períodos de tempo. São informações que podem ser acessadas quando necessário e até ser usada futuramente, mas, mesmo assim, devem ser armazenadas até o final de seu cronograma de retenção.




O que é arquivo corrente?


O arquivo corrente é aquele arquivo que ainda está em uso e ainda é utilizado com frequência, sendo importantes para as atividades da empresa e são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.




O que é arquivo intermediário?


Arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes e que estão sendo pouco usados na rotina de trabalho e são armazenados temporariamente (prazo estabelecido pelo CONARQ) até a sua destinação final, podendo ser eliminados ou arquivados permanentemente.




O que é arquivo permanente?


É quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico. São utilizados para consulta para saber como tudo evoluiu. São documento que já não tem utilidade administrativa, mas não podem ser eliminados.




O que é arquivo morto?


Arquivo Morto, é o nome utilizado por algumas instituições, para definir o Arquivo Permanente, logo não existe Arquivo Morto. Pois as informações nele contidas, podem servir para fins de pesquisa.




Por quanto tempo deve se guardar a documentação?


O Período de guarda da documentação é determinado, pela Tabela de Temporalidade, determinada pelo Arquivo da Instituição e aprovada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), no caso de Instituições Públicas. É necessário estabelecer o tempo de guarda documental para ter parâmetros de guarda e eliminação documental.




O que é Tabela de Temporalidade Documental – TTD?


A Tabela de Temporalidade (juntamente com o Plano de Classificação), é uma ferramenta essencial na Gestão Documental, pois na mesma são determinados prazos para a eliminação de forma racional, de acordo com os códigos preestabelecidos no Plano de Classificação, da Documentação que não é mais necessária dentro da Instituição, por ter cumprido os valores arquivísticos previstos.




Como se classifica um documento?


Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.




Podemos eliminar o documento físico depois de digitá-lo?


De acordo com a legislação brasileira e internacional, ainda não é permitido a eliminação do documento físico depois de sua digitalização, visto que o documento digital ainda não é considerado legal, por conta da falta de autenticidade e/ou veracidade dos dados, e tanto o documento digitalizado quanto o documento original, depende da avaliação prévia onde é definido o prazo de guarda e a destinação. A finalidade principal da digitalização não é a eliminação, e sim facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação.




Onde ficam armazenados os arquivos depois de digitalizados?


Os documentos digitalizados devem ficar armazenados em um Servidor seguro.




Porque é tão importante que o documento tenha autenticidade?


Porque é que por meio da Autenticidade, que as funcionalidades fiscais e legais são cumpridas, além da credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.




Como é feito o controle físico da documentação?


O controle físico dos documentos pode ser feito tanto por listagens, como por planilhas, inventários, guias, catálogos, entre outros.




Quando é necessário documentação ASO?


O ASO é obrigatório para todos os empregadores e empresas que contratam sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Dessa maneira, o atestado de saúde ocupacional deve ser emitido no mínimo em duas vias: uma para o contratante e outra para o empregado




Quais são os principais documentos legais ligados à segurança do trabalho?


PPRA, PCMSO, PPP, ASO, CAT. Todos os programas visam à proteção do trabalhador e saúde ocupacional, mas cada um tem o seu foco.




Os tipos de ASO e quando devem ser feitos?


A NR 7 e suas atribuições direcionadas ao PCMSO determinam que toda vez em que for realizado um dos 5 exames para emissão de ASO, uma das vias deverá permanecer na empresa contratante e a outra cópia com o colaborador. Existem diferentes tipos de Atestado de Saúde Ocupacional, sendo todos obrigatórios. São eles o Admissional, Periódico, Retorno ao trabalho, Mudança de função e Demissional.




Quais são as diferenças entre o PPRA e PCMSO?


O PCMSO é destinado à prevenção, identificação e diagnóstico de problemas de saúde nos trabalhadores. O PPRA, também com foco na preservação da saúde e integridade física, atua diretamente no ambiente de trabalho e na relação do trabalhador com este ambiente – e com os riscos presentes nele. Sendo assim, enquanto o primeiro monitora os efeitos que a atividade gera nos trabalhadores, é o segundo que ajuda a identificar e antecipar-se aos riscos que podem trazer consequências para o colaborador (que são identificadas através dos exames médicos).




Quais são os objetivos da gestão de documentos?


O objetivo da gestão de documentos é: Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção, economia e eficiência, logo, além de facilitar na fase de elaboração, arquivamento e gerenciamento, uma boa gestão de documentos traz economia sustentável e redução de tempo.




Qual a ferramenta mais eficiente para a gestão de documentos?


O software para gestão de documentos é uma solução que integra dados de todos os setores da empresa e gera relatórios risos para a tomada de decisão dos gestores. Muito eficiente para ter acesso a documentos digitais seguros, como contratos assinados, notas fiscais eletrônicas e todos os documentos para execução de alguma tarefa específica. Por fim, ter controle total das documentações de funcionários para que eles entrem com facilidade nos seus clientes sem burocracia.





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